Чтобы сравнить предложения по перевозке, подготовьте одно описание партии и отправляйте одинаковые данные всем исполнителям. Запрос «доставить товар из Китая в Россию» оставляет слишком много неизвестных: где забрать груз, как он упакован и что должно входить в расчёт. Удобнее собрать короткое техническое задание.
Укажите провинцию, город и фактический адрес склада отправления, а также адрес получателя в России. Если товар находится у нескольких поставщиков, перечислите каждую точку отдельно. Уточните, нужен ли забор со склада и доставка до двери или вы сравниваете перевозку между согласованными терминалами. Так предложения будут относиться к одинаковому маршруту.
Запишите наименование товара, его назначение, количество и состояние упаковки. Для каждого грузового места нужны масса брутто и внешние размеры с единицами измерения. Укажите, что именно измерено: коробка, ящик или палета. Фотографии помогут показать упаковку и особенности погрузки. Если данные пока предварительные, отметьте это прямо, а не выдавайте оценку за результат взвешивания.
Отдельно сообщите о батареях, жидкостях, химической продукции, хрупкости или требованиях к температуре. Это информация для проверки применимости перевозки, а не подтверждение, что выбранный исполнитель принимает такой груз. Не заменяйте описание товара одним коммерческим названием: из него могут быть непонятны свойства партии.
Подготовьте коммерческий инвойс и упаковочный лист либо их проекты. Добавьте описание товара и согласованные с продавцом условия поставки. Если есть контракт или его проект, укажите, какие обязанности сторон уже зафиксированы. Сверьте сведения в документах с фактической партией: наименования, количество, число мест, массу и упаковку. Незаполненные поля лучше перечислить как вопросы поставщику.
Разделяйте дату окончания производства и дату, когда упакованную партию можно забрать со склада. Сообщите желаемую дату получения и объясните, насколько она обязательна. Если вид транспорта ещё не выбран, попросите сравнить применимые варианты на одних исходных данных. Ориентировочный срок следует отличать от подтверждённых условий конкретной перевозки.
Попросите перечислить включённые операции и дополнительные расходы: забор, терминальную обработку, перегрузки, доставку по России и другие согласованные услуги. Уточните валюту расчёта, срок действия предложения и сведения, после проверки которых цена может измениться. Не сравнивайте одну сумму за международный участок с другой суммой за полный маршрут.
В конце задания оставьте список открытых вопросов и ответственного за их уточнение. После изменения веса, упаковки или адреса направьте исполнителям новую версию данных. Это поможет избежать расчёта по разным описаниям одной партии.
Перечень исходных данных и вопросы выбора маршрута также приведены на странице направления компании ООО «Севиа Логистикс».
